Во ВНИИГ им. Б. Е. Веденеева внедрена система контроля и учёта печати на базе решения Xerox
Внедрение данной системы позволило воплотить в жизнь следующие преимущества:
- централизованное управление всеми процессами оборотов документов;
- повышение безопасности;
- значительное снижение затрат для печати.
Следует отметить, что ВНИИГ им. Б. Е. Веденеева является ведущим российским научным центром в сфере гидротехнического и энергетического строительства. Понятно, какую роль играет для функционирования данного центра печатание различной сопроводительной документации (проектов и научных исследований).
Руководство центра поставило перед собой задачи следующего характера:
- значительно снизить расходы на печатание;
- уменьшить число используемой техники путем модернизации и тем самым понизить потребление энергии;
- повысить безопасность печатания и использования документов различной степени важности и секретности.
Максимальное выполнение всех выше озвученных задач могло обеспечить программно-аппаратное решение Xerox, на основе которого в институте были установлены Xerox WorkCentre 7830, интегрированные с системой контроля и учёта печати YSoft SafeQ.
Установленная система позволила на самом высоком уровне обеспечить такие процессы, как копирование и сканирование документов различных форматов, фиксирование сбоев, обеспечение информационной безопасности, разграничение прав доступа, ведение учета работ. Помимо этого система позволяет грамотно спланировать расходы на закупку необходимых материалов, а также обслуживание печатной техники.
Каждый сотрудник имеет свою карту доступа, что дает возможность системе его опознать. Все это позволяет фиксировать пользованием печатной техники каждым сотрудником, структурным подразделением института, и создавать на основе этой фиксации подробный отчет их деятельности.
В последующем планируется систему контроля и печати интегрировать с другими печатными устройствами, что позволит значительно повысить эффективность выполнения всех выше озвученных функций.
Один из ведущих сотрудников института отметил, что внедрение такой системы в действительности позволило оптимизировать использование печатной техники, параллельно значительно снизив издержки на их содержание и закупку требуемых материалов.
